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作为企业经理，您如何对企业IT系统进行外包作出正确的决策呢？一个好的办法就是先回答以下问题：
1.这一系统真的有战略上的优势吗？
我们发现大多数经理们认为有战略优势的系统其实并非如此。在我们研究的公司当中，仅有两家是区别于他们的竞争对手的。经理们常犯的错误是他们假设其中的一个功能是有优势的，便认为支持这一功能的整套IT系统是如此。许多经理花了大笔钱去购买别出心裁的设备和软件，然而，他们却经常发现，尽管他们投了许多钱，他们的系统并没有和对手们区别开，对手们很快就发展了一套相似的系统。
2.我们肯定IT系统需求不会改变吗？
毫无疑问，新技术的产生会改变公司的需求。另外，当公司计划进入新市场或面对新挑战时，它的IT需求都可能改变。
3.如果IT系统是商品，它能分开购买吗？
许多管理人员认为IT系统就象使用家用电器一样就行了。但绝大部分的系统是多功能集成的，不能简单地分开使用。例如：涉及工资数据的决策就不能和其它支持工资系统的功能分开。绝大多数IT系统都需要其他系统来提供数据的，在考虑外包注意这一点。我们研究的一家公司的工厂自动化系统就如此。由于公司当时没有考虑到这一系统也涉及到设计，库存控制，市场营销和分配等问题，结果多花了两倍的时间和成本。
4.内部的IT部门能提供比外包厂商更有效的解决方案吗？
在系统外包前应先考虑公司内部IT部门是否有同样先进的技术，系统外包主要是考虑技术，规模效益等因素。另外，可让内部IT部门参与投标，这会有两个好处：A.可动员员工发现更好的服务和更低的成本。B.公司本身会对成本和服务有更深的认识，如果他们决定外包时，也会从更好的角度去评价和准备更好为自己服务的合同。
5.我们掌握外包系统的技术吗？
你所不明白的事物你就无法控制。公司因为没有让技术人员去充分了解系统的技术以至日后留下许多技术隐患。一个方法是让提供商有足够的培训，或让公司的技术人员加入项目小组从而了解新的技术。
6.如何避开合同上的陷阱？
公司一般所犯的最大错误是签署提供商的标准合同。这些合同通常包含有公司法律部门都无法发现的细节，尤其是一项并不熟悉的外包技术。这些细节就意味着许多隐藏的成本，可能成千上万，甚至百万。例如一公司为了减少供应商的影响在合同里加入了一个条款，允许公司在发展新软件时可以向其它供应商招标。但却忽略了藏在合同里的一个条款，条款规定其它公司在此系统上发展的软件的合同必须给供应商佣金。这一细节就大大增加了企业的成本。
7.如何设计合同以最大限度地避免风险和获取收益？
防范风险的办法之一是建立合作伙伴关系。也就是说双方建立互补的或共同的目标。比如说，如果供应商为公司发展新应用系统，合同可以规定公司和供应商可分享销售新系统所的利润。另一个控制的方法是保留合同中的一个部分作为条件。但供应商完成一定任务时才继续进行。或将IT系统分为两部分，分别由两个供应商负责，以形成一种竞争关系。
8.如何安排合同谈判组？
一个谈判组应以高级IT人员为主，并包括其他专家-但不包括总经理。我们所见的许多最坏的合同是由基本是总经理和不懂技术的法律顾问签署的。一个专家谈判组应包括一位对公司IT需求非常了解的技术专家；一位能将公司需求准确表达给供应商的IT顾问；一为精通IT的合同法律顾问。
9.我们如何确保IT合同得到最好的执行？
一旦公司决定将服务或系统外包，并已经谈好合同后，就需要另一个组来进行合同管理。合同管理小组确保供应商提供优质服务和产品，并且确保合同规定的培训质量(许多系统使用者没有利用培训多提问题)。合同管理小组要对供应商，系统使用人员和合同都有深刻的理解。 |
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